会社の物品が「いつの間にか在庫が無くなっていた」という事があると思いますが、
定期的に発注いただいている印刷物も同様です。

名刺、伝票、封筒など、定期的にいただいている印刷物は
「あと１箱あったはず」など在庫を見ずに認識していると
実はなかったなんて事が多い物です。

焦ってお電話をいただくことがありますが
新規案件ですとデータ制作からとなりますので
なかなか早期の対応が難しい場合があります。

以前、当社で印刷した事があるリピートの案件でしたら
早く対応できる場合もございます。

ただやはり焦らない事が重要かと思いますので、
仕組みを作ることをおすすめいたします。

✅ 1. 発注管理の仕組みを作る
● 発注スケジュールのルーティン化
月初や月末に定期的な在庫確認日を設定する。

各部署の印刷物を一覧化し、必要量と在庫数を確認する仕組みをルール化。
毎月のルーティン業務チェックリストに組み込むと忘れにくい。

例：「毎月25日に封筒と伝票を確認」など。

● 発注担当者の明確化
誰が何を担当するのかを決め、責任の所在を明確にする。

引き継ぎ時は「発注管理リスト」ごとに伝達。

✅ 2. ツールを使った見える化・リマインド
● Googleスプレッドシート or Excel管理表
各印刷物の在庫数・使用ペース・発注日・次回予定日を管理。

チームで共有しておけば誰でも確認でき、透明性もアップ。

● カレンダーリマインダーの活用（Googleカレンダーなど）
発注予定日をリピート設定でカレンダー登録。

通知を数日前・当日に設定することで、うっかり忘れを防止。

● タスク管理アプリ
タスクをカード化して「未発注」「発注済み」などステータス管理が可能。

コメント欄に発注先・納期なども記録できる。

✅ 3. 物理的な工夫（アナログ派にもおすすめ）
● 在庫管理ボックスに「発注目安ライン」を設ける
用紙や封筒など在庫が減ったことが視覚でわかるように、仕切りやラベルを使う。

● 発注ファイルの常備
発注書控えや納品書をファイルでまとめ、「発注したかどうか」を確認しやすくする。

✅ 4. その他のアイデア
● 名刺や封筒は「一定数減ったら発注」ではなく「定期発注」
毎月・隔月など定期に発注することで忘れを防止。印刷会社と定期契約も一案。

● 発注担当のメールアラート設定
社内システムやGmailの自動転送・通知を使って、特定の時期に自動リマインド。

近年ではデジタルツールがたくさんあるので
管理やリマインドなどにとても便利になりました。

当社もすべて急ぎで対応できる訳ではないのでぜひ計画的なご発注を。

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