特殊印刷の一つに「複写伝票」があります。

ちょっと仕様が複雑過ぎて、作ろうと思っても躊躇してしまいがちの印刷物になります。

サイズだけでなく用紙や複写枚数、
また複写しない部分、ナンバリングなど、
様々な要素があるのが複写伝票です。

通常冊子タイプとなりますが、冊子にしない仕様も可能です。
デジタル化が進んでも「手書き」の要素が無くならない場面では今後も活用されます。

そもそも複写伝票とはなんなのか。
知っておくと、なにか作業効率が上がるアイデアにつながるかもしれませんので書いておきます。

—-【複写伝票とは】—-
「複写伝票」というのは、同じ内容を複数の用紙に同時に書き写すための伝票のこと。これを使うと、例えば、取引先に送る伝票のコピーを一度に作成でき、手間を省くことができます。

複写伝票の可能性について考えると、以下のような点が挙げられます

効率化: 複数のコピーが一度に取れるため、業務の効率化が図れます。手書きで複数の書類を作成するより、作業時間が短縮できます。

正確性: 複写伝票を使うことで、誤記や伝票の書き忘れを防ぐことができます。同じ内容を繰り返し書く手間が省け、ミスが減ります。

ではどのような職種で使われているのか

企業における複写伝票の利用が多い職種について、いくつかの代表的なものを挙げると、以下のような職種が考えられます：

●経理・財務部門

複写伝票は経理業務で特に多く使用されます。たとえば、領収書、請求書、支払い伝票、仕訳伝票などを複写で管理し、取引先や関係部署に提出したり、記録として保存したりすることが一般的です。
支払い・収入に関する書類を複数の部門や関係者に渡すために複写伝票が使われることが多いです。
営業・販売部門

●営業部門では、注文伝票、納品書、請求書などを複写伝票で扱うことがよくあります。例えば、商品を販売した際に、顧客に渡す伝票と同時に内部記録用の伝票も作成されます。
複写伝票を使うことで、営業担当者が取引先とやり取りする際にスムーズに記録を残せます。
物流・倉庫管理部門

●発注書、納品書、在庫管理伝票など、物流関連の業務では複写伝票が頻繁に使われます。商品を発送する際に、配送伝票のコピーを作成しておくことで、後々のトラブルや確認がしやすくなります。
納品書や請求書の管理でも、複写伝票を使うことで適切に記録が残ります。
購買・調達部門

●物品やサービスを調達する際、発注書や受領伝票など、複写伝票がよく使われます。これにより、注文内容を確認したり、調達先に必要な情報を正確に伝えたりすることができます。
複写伝票は、調達先や内部での確認作業を効率化するために重宝されます。
人事・労務部門

●従業員の給与明細、出勤簿、経費精算伝票などを複写伝票で管理することがあります。例えば、給与支給伝票を複写して従業員に渡す一方で、経理部門にも記録として保管するためです。
経費精算に関する伝票や、交通費精算などの書類も複写伝票で処理されることが多いです。
法務・契約管理部門

●契約書、合意書、通知書などの法的な文書の管理や配布において、複写伝票を使うことがあります。これにより、契約書のコピーを関係者に迅速に渡すことができます。
企業によっては、複写伝票がデジタル化されている場合もありますが、上記の職種では依然として手書きや印刷された伝票が多く使われていることが一般的です。特に、手続きや確認が多い業務においては、複写伝票が重宝されることが多いです。

もちろん現在はデジタル化によって使う場面が減りつつあります。
ただその場でプリントアウトができないような場面ではとても便利な印刷物です。

用途を知ることで様々なアイデアに繋がりますね。

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